Irgendwann fällt im Orga-Team der Satz: „Nächstes Jahr machen wir das digital.” Alle sind erleichtert. Dann öffnet jemand den Browser, findet fünf Anbieter, und alle fünf Websites behaupten ungefähr dasselbe – einfach, schnell, spart Zeit. Woran man sie unterscheiden soll, steht auf keiner davon.
Fangen wir mit dem Offensichtlichen an: Wir bauen selbst eine dieser Lösungen. Deshalb ist das hier kein neutraler Testbericht, und es soll auch keiner sein. Was hier steht, ist die Liste der Fragen, die wir jedem Orga-Team stellen würden, das gerade vergleicht – und daneben jeweils, wie MukiBasar es löst, damit ihr das gegenprüfen könnt. Wenn ein anderer Anbieter die Fragen besser beantwortet, nehmt den. Ein Basar ist zu viel Arbeit, um ihn an einer Software scheitern zu lassen.
Ein Punkt ist uns dabei wichtiger als alle Funktionen, und er kommt in Angeboten fast nie vor: die Auftragsverarbeitung. Dazu unten ein eigenes Kapitel.
Zuerst drei Fragen an euch selbst
Bevor ihr Funktionslisten vergleicht, klärt intern:
Wie verkauft ihr? Vorsortierter Nummernbasar, bei dem ihr den gesamten Verkauf übernehmt, oder klassischer Tischbasar, bei dem die Leute selbst hinter ihrem Tisch stehen? Die meisten Systeme sind für genau eine dieser Formen gebaut. Nutzt ihr das falsche, kämpft ihr das ganze Wochenende gegen die Software.
Wie groß seid ihr wirklich? Nicht gefühlt, sondern gezählt: wie viele Verkäufer:innen, wie viele Artikel pro Basar. Das entscheidet, ob euch ein Preismodell pro Artikel oder eine Jahrespauschale günstiger kommt – der Unterschied kann Faktor drei sein.
Wie oft im Jahr? Ein Termin, zwei Termine, dazu vielleicht ein Sommerfest mit Verkaufsstand? Danach richtet sich, ob sich ein Abo lohnt oder ob ihr nur zahlen wollt, wenn ihr auch verkauft.
Mit diesen drei Antworten wird die folgende Liste erst nützlich.
1. Läuft die Kasse weiter, wenn das WLAN weg ist?
Das ist die wichtigste Frage der ganzen Liste, und sie wird am seltensten gestellt.
Turnhallen sind Funklöcher. Dicke Wände, kein Empfang, ein Gast-WLAN, das für zwei Geräte ausgelegt ist und nicht für zwölf. Wenn eure Kasse eine stabile Verbindung braucht, steht euch der Verkauf genau dann still, wenn dreihundert Leute in der Schlange stehen.
Fragt jeden Anbieter: Funktioniert die Kasse ohne Internet? Was passiert mit einem Verkauf, der offline stattfindet – ist er weg, muss er nachgetragen werden, oder überträgt er sich später von selbst? Und wie erkennt die Kasse, ob sie gerade online oder offline ist?
Rote Flagge: „Sie brauchen eine stabile Internetverbindung.” Das ist keine Anforderung, das ist ein Risiko, das ihr übernehmt.
So löst MukiBasar das: Die Kasse arbeitet offline weiter. Beim ersten Öffnen lädt sie einmalig alle Artikel des Basars auf das Gerät – dafür braucht es Internet, deshalb richtet man Kassen nicht fünf Minuten vor dem Ansturm ein. Danach werden Verkäufe lokal gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder Verbindung besteht. Oben in der Kasse steht durchgehend Online oder Offline, dazu wie viele Belege noch auf Übertragung warten. Nachtragen muss niemand etwas.
2. Müsst ihr Ware umetikettieren?
Hier versteckt sich die meiste ehrenamtliche Arbeitszeit, und man sieht es einem Angebot nicht an.
Manche Systeme verlangen, dass ihr die Ware bei der Annahme mit euren eigenen Etiketten neu auszeichnet. Bei vierhundert Teilen ist das ein kompletter Abend, den mehrere Leute gemeinsam verbringen – und jedes handgeschriebene Etikett ist eine potenzielle Fehlerquelle in der Abrechnung.
Fragt: Wer erzeugt die Preisschilder – die Verkäufer:innen zu Hause oder ihr in der Halle? Was passiert, wenn jemand nach dem Druck den Preis ändert? Wie erkennt die Kasse, dass ein Etikett veraltet ist?
Rote Flagge: Alles, was nach „bei der Annahme werden die Artikel erfasst” klingt. Das heißt: Ihr tippt.
So löst MukiBasar das: Verkäufer:innen legen ihre Artikel selbst an und drucken die Etiketten zu Hause – 16 Stück auf einen A4-Bogen mit einem normalen Drucker, oder einzeln über einen Etikettendrucker. Auf jedem Etikett steht ein QR-Code, den die Kasse scannt; Preis und Verkäufernummer hängen daran. Ändert jemand nach dem Druck den Preis, meldet die Kasse „Etikett €… , aktuell €… – bitte neu drucken”, statt still den falschen Betrag zu buchen. Umetikettiert wird nichts.
3. Wie kommen Anmeldungen rein – und wieder raus?
Vor dem Basar ist die Anmeldeverwaltung euer Hauptjob, und sie ist zäh, wenn sie über E-Mail und eine Tabelle läuft.
Fragt: Können sich Verkäufer:innen selbst anmelden? Könnt ihr mehrere Anmeldungen auf einmal entscheiden, oder klickt ihr zweihundert Mal? Lassen sich Obergrenzen festlegen – insgesamt und pro Kategorie? Könnt ihr bestimmte Artikelarten ausschließen, die ihr nicht in der Halle haben wollt?
Rote Flagge: Keine Mengenbegrenzung. Dann steht am Annahmetag mehr Ware in der Halle, als Platz hat, und ihr müsst vor Ort Menschen wegschicken.
So löst MukiBasar das: Anmeldungen laufen als Liste mit Suche, Filter und Sortierung; entscheiden könnt ihr einzeln oder als Sammelentscheidung. Beim Anlegen des Basars führt ein Assistent durch acht Schritte, davon fünf freiwillig – darunter Gebühren, Rabatte, Mengenlimits pro Kategorie und verbotene Artikel. Verkäufer:innen sehen ihren Zähler live („12 von 50 Artikeln”), und Artikel aus gesperrten Kategorien lassen sich gar nicht erst zuordnen.
4. Was passiert am Tag der Warenannahme?
Der Annahmetag ist der Moment, an dem Software entweder hilft oder im Weg steht. Es ist laut, es ist voll, und an der Theke stehen Leute mit Kisten.
Fragt: Wie identifiziert ihr eine Person an der Theke – Namen suchen, Nummer vorlesen, oder scannen? Seht ihr in Echtzeit, wer schon abgegeben hat und wer noch fehlt? Und – die unterschätzte Frage – wie korrigiert ihr einen Fehler? Irgendwann bestätigt jemand die falsche Person.
Rote Flagge: Kein Weg zurück. Wenn eine Annahme nicht rückgängig gemacht werden kann, korrigiert ihr das später von Hand in der Abrechnung.
So löst MukiBasar das: Verkäufer:innen bringen ein Kistenschild mit Verkäufernummer und QR-Code mit, das die Theke einfach scannt – schneller, als eine Nummer über den Lärm hinweg vorzulesen. Alternativ tippt ihr die Nummer ein. Ihr seht laufend, wie viele der zugelassenen Verkäufer:innen bereits abgegeben haben, und eine bestätigte Annahme lässt sich zurücknehmen, falls sie doch falsch war. Sobald eine Kiste angenommen ist, sind die Artikel gesperrt – damit später kein Preis mehr wandert.
5. Wie schnell seid ihr am Sonntagabend fertig?
Die Halle ist gefegt, alle sind müde, und jetzt kommt der Teil, der über die Stimmung im Team entscheidet: die Auszahlung.
Fragt: Was genau bekommt ihr gedruckt? Gibt es eine Quittung pro Verkäufer:in, eine Übersicht für den Abrechnungstisch, Etiketten für die Auszahlungsumschläge? Und passt die Provision, die ihr einbehaltet, überhaupt zu eurem Modell?
Rote Flagge: „Sie können die Daten als CSV exportieren.” Das heißt: Ihr baut die Abrechnung selbst in einer Tabelle.
So löst MukiBasar das: Die Berichte sind in Abrechnung, Etiketten und Listen gruppiert. Es gibt die vollständige Abrechnung mit einer Quittung pro Verkäufer:in (verkaufte Artikel, Gebühr, Umsatz, Auszahlung), eine Auszahlungsübersicht als Tabelle für den Abrechnungstisch, Umschlagetiketten mit Umsatz und Auszahlung – acht pro A4-Bogen, zum Aufkleben – dazu eine Blanko-Variante mit eurer Bearbeitungsgebühr und einer leeren Betragszeile sowie eine einfache Verkäuferliste mit zwei Spalten zum Abhaken für alles, was ihr von Hand mitzählt.
6. Können mehrere Leute gleichzeitig arbeiten?
Ein Basar ist Teamarbeit, aber viele Systeme sind für einen einzigen Zugang gebaut – und dann sitzt eine Person am Rechner und alle anderen warten.
Fragt: Wie viele Kassen können parallel laufen? Können mehrere Leute gleichzeitig an der Annahme arbeiten? Gibt es Rollen, oder hat jede Person Vollzugriff auf alles? Und was passiert, wenn die Person mit dem Zugang krank wird?
Rote Flagge: Ein Konto, ein Passwort, das im Team herumgereicht wird. Das ist bequem, bis es datenschutzrechtlich unangenehm wird.
So löst MukiBasar das: Eure Organisation hat Mitglieder mit Rollen – Admin (Basare erstellen und veröffentlichen, Organisation verwalten) und Mitglied (im Team, ohne Admin-Rechte). Mitglieder werden per Einladung hinzugefügt und können wieder entfernt werden. Mehrere Kassen laufen parallel, und das Cockpit zeigt dem ganzen Team den aktuellen Stand des Basars entlang seiner vier Phasen.
7. Wie erreicht ihr eure Verkäufer:innen?
Vor jedem Basar kommen dieselben Fragen: Wann ist die Annahme? Wie viele Artikel darf ich? Wo parke ich? Wenn das über eine private Handynummer läuft, klingelt genau ein Telefon – und zwar Ihres.
Fragt: Gibt es einen Kommunikationsweg in der Software, oder verweist der Anbieter auf E-Mail? Können mehrere Team-Mitglieder antworten? Landen Antworten auf automatische E-Mails bei euch – oder in einem „noreply”-Nichts?
Rote Flagge: Automatische Mails ohne funktionierende Antwortadresse. Die Leute antworten trotzdem, und niemand liest es.
So löst MukiBasar das: Es gibt direkte Unterhaltungen – nur die Person und euer Organisationsteam, also nicht an einer Privatnummer hängend – und einen Event-Raum für alle Teilnehmenden eines Basars, den ihr moderieren könnt. Den ersten Kontakt könnt ihr direkt aus der Anmeldung heraus starten. Für die automatischen Basar-E-Mails tragt ihr eine Kontakt-E-Mail eurer Organisation ein; sie wird als Antwortadresse gesetzt, sodass Antworten bei euch ankommen und nicht bei uns.
8. Was kostet es wirklich?
Der Preis auf der Startseite ist selten der Preis am Jahresende.
Fragt: Gibt es eine Einrichtungsgebühr? Kostet jede Veranstaltung extra? Wird pro Verkäufer:in, pro angelegtem Artikel oder pro verkauftem Artikel abgerechnet – der Unterschied ist erheblich. Gibt es einen Mindestumsatz? Was passiert, wenn ein Basar ausfällt? Und läuft ein Abo automatisch weiter?
Rote Flagge: „Preis auf Anfrage” bei einem Produkt, das sich an ehrenamtliche Vereine richtet.
So löst MukiBasar das: Zwei Modelle, beide öffentlich einsehbar. Flexi rechnet mit 0,06 € pro verkauftem Artikel ab – keine Grundgebühr, ihr zahlt nur, wenn ihr auch verkauft. Komfort kostet 199 € pro Jahr und enthält unbegrenzt Artikel und Veranstaltungen. Beide Preise inklusive Mehrwertsteuer, die Zahlung läuft über Stripe. Alle Zahlen stehen auf der Preisseite, nicht in einem Angebot, das ihr anfordern müsst.
9. Muss jemand etwas installieren?
Am Basartag helfen Leute mit, die die Software nie zuvor gesehen haben – und sie bringen ihre eigenen Handys mit.
Fragt: Läuft das auf einem normalen Smartphone im Browser? Braucht es einen App-Store-Download, ein bestimmtes Betriebssystem, spezielle Scanner-Hardware? Und wie kommt jemand rein, der spontan an der Kasse einspringt?
Rote Flagge: Eine Installation, die auf jedem Helfergerät passieren muss. Das kostet euch die erste halbe Stunde des Aufbautags.
So löst MukiBasar das: MukiBasar läuft direkt im Browser. Wer will, installiert es als PWA auf iPhone, Android oder Computer – ohne App Store, mit automatischen Updates. Gescannt wird mit der Handykamera; spezielle Hardware ist nicht nötig.
10. Werdet ihr überhaupt gefunden?
Software kann euch Arbeit abnehmen. Verkäufer:innen bringt sie euch nur, wenn eure Veranstaltung auch sichtbar ist.
Fragt: Erscheint euer Basar irgendwo öffentlich, oder ist die Software nur ein internes Werkzeug? Gibt es eine Infoseite, die ihr verlinken könnt – mit Terminen, Anfahrt und euren Teilnahmebedingungen?
So löst MukiBasar das: Veröffentlichte Basare erscheinen in der öffentlichen Basar-Übersicht mit Karte, Terminen und Anmeldezeitraum. Dazu gehört eine Infoseite pro Veranstaltung, die ihr im Elternbrief oder in der WhatsApp-Gruppe verlinken könnt.
11. Was passiert nach dem Basar mit den Daten?
Diese Frage stellt fast niemand, und sie führt direkt ins nächste Kapitel.
Fragt: Wie lange werden Verkäufer- und Abrechnungsdaten gespeichert? Kommt ihr an eure eigenen Daten heran, wenn ihr den Anbieter wechselt? Und was passiert damit, wenn ihr kündigt – wird gelöscht, und bekommt ihr das bestätigt?
Rote Flagge: Keine Aussage dazu. Denn Löschung nach Vertragsende ist kein Service, sondern eine vertragliche Pflicht.
Das Kapitel, das die meisten überspringen: die Auftragsverarbeitung
Jetzt der Teil, der in keinem Verkaufsgespräch vorkommt und der euch als Verein trotzdem betrifft.
Wenn ihr Namen, Adressen und Kontaktdaten eurer Verkäufer:innen in einer fremden Software verarbeiten lasst, bleibt ihr der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Der Anbieter verarbeitet diese Daten in eurem Auftrag – er ist Auftragsverarbeiter. Und für genau diese Konstellation verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, kurz AVV. Das ist keine Kür für große Organisationen. Das gilt auch für den Elternbeirat mit einem Basar im Jahr.
Was in einem AVV stehen muss
Ein brauchbarer AVV regelt mindestens:
- Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung
- Datenarten und den Kreis der betroffenen Personen
- die Weisungsbindung des Anbieters – er darf die Daten nur so verarbeiten, wie ihr es beauftragt habt
- Vertraulichkeit der eingesetzten Personen
- technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), also wie die Daten konkret geschützt werden
- den Umgang mit Unterauftragsverarbeitern: Wer sind sie, wie werdet ihr über Wechsel informiert, könnt ihr widersprechen?
- Unterstützung bei Betroffenenrechten und Datenschutzverletzungen
- Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende
- eure Kontroll- und Auditrechte
Dazu kommt die Frage nach dem Ort der Verarbeitung: Liegen die Daten in der EU? Und wenn Dienstleister außerhalb der EU beteiligt sind – auf welcher Grundlage, etwa über EU-Standardvertragsklauseln?
Rote Flaggen bei der Anbieterwahl
- Kein AVV im Angebot – oder erst, wenn ihr danach fragt
- Keine Liste der Unterauftragsverarbeiter. Jede Software nutzt welche; wer keine nennt, hat entweder keinen Überblick oder sagt es nicht
- Server-Standort unklar oder als „in der Cloud” beschrieben
- Keine Aussage zur Löschung nach Vertragsende
- Der AVV existiert nur als PDF, das ihr unterschreiben und zurückschicken sollt – und danach weiß niemand mehr, welche Fassung eigentlich gilt
So löst MukiBasar das: Den AVV schließt ihr direkt in der App ab – Text lesen, Häkchen setzen, Vereinbarung abschließen. Er ist versioniert: Wird der Text überarbeitet, fragt die App erneut, denn eine Bestätigung gilt immer für eine bestimmte Fassung. Der vollständige Text ist jederzeit öffentlich einsehbar, mit §§ 1 bis 12 – von den Weisungsrechten über die Kontrollbefugnisse und die Unterauftragsverarbeiter bis zu Löschung und Rückgabe – dazu Anlage 1 mit Leistungen, Datenarten, Kreis der betroffenen Personen und Zweck sowie die TOM-Anlage zu Zweckbindung, Vertraulichkeit und Integrität, Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit.
Die Unterauftragsverarbeiter sind namentlich genannt: Supabase, Inc., Amazon Web Services EMEA SARL und Functional Software, Inc. (Sentry). Gehostet wird in der AWS-Region eu-central-1 in Frankfurt am Main, also innerhalb der EU; Drittlandbezüge sind über EU-Standardvertragsklauseln beziehungsweise die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Für eure Verkäufer:innen gibt es eine eigene Datenschutzinformation, die ihr verlinken könnt.
Das ist kein Rechtsrat. Im Zweifel fragt eure Datenschutzbeauftragte, euren Dachverband oder euren Rechtsbeistand – aber fragt vor der Entscheidung, nicht danach.
Die Fragen zum Kopieren
Wenn ihr nur eine Sache aus diesem Text mitnehmt: Schickt diese Liste an jeden Anbieter, der in die engere Wahl kommt. Die Antworten – und wie lange sie dauern – sagen euch mehr als jede Produktseite.
- Funktioniert die Kasse ohne Internetverbindung? Was passiert mit Verkäufen, die offline stattfinden?
- Wer erstellt die Preisetiketten – die Verkäufer:innen oder wir bei der Annahme?
- Können wir Anmeldungen sammelweise entscheiden und Mengenlimits pro Kategorie setzen?
- Wie identifizieren wir Verkäufer:innen an der Warenannahme – und wie machen wir eine falsche Annahme rückgängig?
- Welche Dokumente bekommen wir für die Auszahlung fertig gedruckt?
- Wie viele Kassen und Nutzerkonten sind möglich, und welche Rollen gibt es?
- Können Teilnehmende auf eure automatischen E-Mails antworten, und wo landen die Antworten?
- Wie genau wird abgerechnet – pro Verkäufer:in, pro angelegtem oder pro verkauftem Artikel? Gibt es Einrichtungsgebühren oder Mindestumsätze?
- Muss auf Helfer-Handys etwas installiert werden?
- Stellt ihr einen AVV nach Art. 28 DSGVO bereit? Wo kann ich ihn vor Vertragsschluss lesen?
- Welche Unterauftragsverarbeiter setzt ihr ein, und wo werden die Daten gespeichert?
- Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Und wenn ihr schon etwas habt?
Dann bleibt dabei. Im Ernst.
Der größte Sprung liegt nicht zwischen zwei Anbietern, sondern zwischen Zettelwirtschaft und irgendeinem funktionierenden System. Wenn eure Tabelle seit Jahren läuft und das Team sie versteht, ist der Wechsel selten die dringendste Baustelle – mit einer Ausnahme: Wenn personenbezogene Daten eurer Verkäufer:innen bei einem Dienstleister liegen und ihr keinen AVV habt, ist das kein Komfortthema, sondern eine offene Flanke. Das ist die eine Frage, die ihr auch dann klären solltet, wenn ihr sonst nichts ändert.
Wenn ihr euch MukiBasar ansehen wollt: Die Preise stehen offen, der AVV im Volltext, und die Dokumentation ist ohne Konto lesbar – erst prüfen, dann entscheiden.
Und wie so ein Basar dann konkret abläuft, von der ersten Elternbeirats-Sitzung bis zur Auszahlung, steht in So organisiert ihr einen entspannten Kinderbasar.