Helden der Turnhalle: So organisiert ihr einen entspannten Kinderbasar (ohne dabei wahnsinnig zu werden)

Jeder, der schon einmal in einem Elternbeirat saß oder sich im Förderverein der Kita engagiert, kennt diesen Moment. Jemand hebt die Hand und sagt:

Lass uns doch einen Kinderbasar organisieren, das bringt Geld in die Kasse!

Alle nicken begeistert. Und dann? Dann kommt die Realität. 😅

Wir wissen genau, was ihr leistet. Ihr seid Mamas und Papas, die das alles ehrenamtlich in ihrer Freizeit stemmen. Ihr wollt den Kids neue Spielgeräte im Garten ermöglichen oder den nächsten Ausflug finanzieren. Davor ziehen wir den Hut! 🙌

Damit euer Engagement nicht im Chaos endet, sondern in einem vollen Sparschwein und glücklichen Gesichtern, haben wir hier einen Überblick für euch zusammengestellt:

Was euch bei einem vorsortierten Basar (Nummernflohmarkt) erwartet – und wie ihr es euch so einfach wie möglich macht.

Phase 1: Die Ruhe vor dem Sturm (Planung vorab)

Ein sortierter Basar unterscheidet sich massiv vom klassischen Tischverkauf:
Die Verkäufer stehen nicht selbst am Tisch – ihr als Team übernehmt den Verkauf.

Das sorgt für mehr Umsatz, bedeutet aber auch ganz klar:
👉 Organisation ist alles.

Das Team aufstellen

Macht es nicht allein. Wirklich nicht.

Ihr braucht:

• ein Kernteam von 3–5 Leuten, die den Hut aufhaben
• plus später viele helfende Hände (Aufbau, Rücksortieren, Abbau, Kasse …)

💡 Tipp:
Viele Kitas lösen das über Helfer-Listen: Wer hilft, darf früher einkaufen (Vorverkauf).
Das ist erfahrungsgemäß der beste Motivator überhaupt.

Location & Termin

• Sucht euch einen Termin, der sich nicht mit Nachbar-Gemeinden überschneidet
• Klärt frühzeitig:
  • Ist die Turnhalle / Aula frei?
  • Braucht ihr Tische?
  • Wie lange könnt ihr rein?

Je früher das steht, desto entspannter wird der Rest.

Die Nummernvergabe

Das Herzstück eures Basars.

Früher:

• Zettel
• Stift
• Telefonlisten
• Chaos 😬

Heute:

• Verkäufer registrieren sich online
• bekommen eine Verkäufernummer
• ihr seht sofort:
  • wie viele Teilnehmer
  • wie viele Artikel
  • und habt den Überblick

Digital spart euch hier massiv Nerven.

Phase 2: Warum ihr digitale Hilfe braucht (Die Mukibasar App)

Seien wir ehrlich:
Niemand hat Lust, am Sonntagabend hunderte Preisschilder zusammenzurechnen oder Etiketten zu entziffern, die halb abgefallen sind.

Macht es nicht mehr mit Zettelwirtschaft.

Ob Excel oder Spezialsoftware – fast alles ist besser als Taschenrechner + Chaos.

Wir empfehlen (natürlich 😉) die Mukibasar App, weil sie genau für dieses Szenario gebaut wurde:

• Für Verkäufer:
  Artikel zuhause eingeben & Etiketten mit Barcodes drucken
• Für euch:
  An der Kasse nur noch scannen → Preis & Verkäufernummer sind automatisch drin
• Echtzeit-Tracking:
  Ihr seht während des Basars live, wie viel Umsatz ihr gerade macht

Es gibt auch andere Systeme – und fast jedes ist besser als manuell zu rechnen.
Aber eine integrierte Lösung spart euch locker 50 % der Arbeitszeit am Event-Wochenende.

Phase 3: Der Event-Tag (Organisation & Ablauf)

Jetzt wird es ernst. Meist läuft der Tag so ab:

1️⃣ Annahme

Die Verkäufer bringen ihre Kisten.
Ihr prüft kurz:

• Ist die Ware sauber?
• Sitzen die Etiketten fest?

2️⃣ Aufbau & Auslegen

Jetzt wird’s sportlich 💪
Alle Artikel werden sortiert ausgelegt:

• Kleidung nach Größen
• Spielzeug nach Kategorien

Pro-Tipp:
Macht große, klare Schilder für die Größen (50–56, 62–68, …).
Nichts ist frustrierender für Käufer als Wühlen im Chaos.

3️⃣ Der Verkauf

Wenn die Türen aufgehen, wird es voll.

Hier zeigt sich, wie gut ihr vorbereitet seid:

• Mit Barcode-Scannern → keine langen Schlangen
• Weniger Rechenfehler
• Entspanntere Helfer 😄

4️⃣ Rücksortieren

Nach dem Verkauf muss alles, was übrig ist, wieder zurück in die Kisten der jeweiligen Verkäufernummer.

Das ist oft der anstrengendste Teil.

🎵 Sorgt für gute Musik
☕ und Verpflegung für die Helfer
→ Das rettet die Stimmung enorm!

Phase 4: Nachbereitung & Abrechnung

Der Basar ist vorbei, die Halle ist gefegt. Jetzt geht es ans Geld.

Üblich sind z.B.:

• Ihr behaltet z. B. 15–20 % Provision für den guten Zweck
• Ihr

Die Abrechnung

Wenn ihr digital gearbeitet habt (z. B. mit der Mukibasar App):

Ein Klick – und das System rechnet für jeden Verkäufer:
Verkaufte Artikel – Provision = Auszahlungsbetrag

Auszahlung

• Bar oder per Überweisung an die Verkäufer

Spenden

Oft gibt es die Möglichkeit, nicht abgeholte Kleidung direkt zu spenden.
Organisiert vorher einen Abnehmer, z. B.:

• Rotes Kreuz
• lokale Flüchtlingshilfe
• Sozialkaufhäuser

🎉 Fazit: Es lohnt sich!

Ja, ein sortierter Basar ist Arbeit.
Aber er ist auch:

• extrem effizient
• macht viele Eltern glücklich
• und füllt die Kasse eurer Einrichtung richtig ordentlich

Damit ihr bei all den To-Dos nicht den Überblick verliert, haben wir unser Wissen aus unzähligen Basaren in eine kompakte Liste gepackt: